یکی از قسمت‌های مهم اداری در هر سازمان یا شرکت، بدون شک قسمت بایگانی آن است. در این قسمت تمامی اسناد و مدارکی که ممکن است روزی مجدداً مورداستفاده واقع شوند، نگهداری خواهند شد. برای آنکه عملکرد قسمت بایگانی به حداکثر خودش دست پیدا کند، نیاز است تا از وسایل و تجهیزات به خصوصی استفاده شود. این وسایل و تجهیزات به‌عنوان رایج ترین وسایل بایگانی شناخته می‌شوند و در دسته‌های مختلفی قرار می‌گیرند.
آشنایی با رایج ترین وسایل بایگانی
بایگانی کردن اسناد و مدارک تنها در صورتی امکان‌پذیر خواهد بود که از تجهیزات و لوازم به‌خصوص بایگانی استفاده شود. باید به یاد داشته باشید که اسناد و مدارک مورداستفاده افراد در برخی از مواقع می‌تواند حاوی اطلاعات و داده‌های ارزشمندی باشد که دسترسی پیدا کردن به آن‌ها اهمیت بالایی دارد. ازاین‌رو باید از تجهیزات و وسایل بایگانی برای نگهداری، محافظت و همچنین دسته‌بندی هرچه بهتر این وسایل استفاده کرد.
ازاین‌رو شرکت‌های تولیدکننده لوازم و تحریر دست به تولید و طراحی تجهیزاتی زده‌اند تا عمل بایگانی کردن به بهترین شکل ممکن انجام پذیرد. به کمک این وسایل می‌توان برگه‌ها را دسته‌بندی کرد، آن‌ها را برای مدت‌زمان زیادی نگهداری کرد و پس‌ازآن به ساده‌ترین شکل ممکن به آن‌ها دسترسی پیدا کرد. برای همین لوازم مورد نیاز بایگانی ازجمله مهم‌ترین تجهیزاتی هستند که می‌توانند مورداستفاده قرار بگیرند.
پینسیل بزرگترین مجموعه لوازم تحریر دخترانه و پسرانه ، لوازم تحریر فانتزی و اداری با قیمت عالی. خرید اینترنتی انواع لوازم تحریر ارزان ایرانی و خارجی
امکان بایگانی اسناد و مدارک به کمک وسایل بایگانی
معرفی رایج ترین وسایل بایگانی
اگر شما هم قصد انجام بایگانی برای شرکت، سازمان یا خودتان را دارید، بهتر است پیش از هر چیزی با رایج ترین وسایل بایگانی آشنا شوید. این تجهیزات و وسایل می‌توانند در ارتقا کیفیت بایگانی کمک شایانی به افراد بکنند. از مهم‌ترین و رایج‌ترین وسایلی که برای بایگانی مورداستفاده قرار می‌گیرند، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- پوشه‌ها
بدون شک همه افراد در زندگی خود حداقل یک‌بار از پوشه‌ها استفاده کرده‌اند. این تجهیزات قابلیت نگهداری و همچنین دسته‌بندی کردن انواع مدارک یا اسناد را دارند. ازاین‌رو جز ابتدایی‌ترین لوازم مورد نیاز بایگانی انتخاب می‌شوند. یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های پوشه‌ها، سبک بودن آن‌ها است که به افراد اجازه می‌دهد به‌سادگی مدارک را در آن قرار داده و به محیط‌های مختلفی منتقل کنند.
امروزه پوشه‌ها در سایزها، اندازه‌ها، جنس‌ها و همچنین مدل‌های مختلفی در بازار وجود دارند. اگر به دنبال پوشه‌ای مقاوم می‌گردید که سال‌های زیادی برای شما از اسناد و مدارک نگهداری کند، پیشنهاد می‌کنیم تا از پوشه‌های پلاستیکی استفاده کنید.
زونکن، جز کاربردی‌ترین وسایل بایگانی مدارک
- زونکن‌ها
مگر می‌شود در خصوص رایج ترین وسایل بایگانی صحبت کرد؛ اما به زونکن‌ها اشاره‌ای نکرد؟ این وسایل جز رایج‌ترین و کاربردی‌ترین وسایلی هستند که در بخش بایگانی مورداستفاده قرار می‌گیرند و می‌توانند حجم بالایی از اسناد و مدارک را نگهداری کنند. زونکن‌ها در میانه خود دارای یک حلقه و اهرم هستند که امکان نگهداری اسناد را برای افراد فراهم می‌کند.
از سوی دیگر جنس فلزی این وسایل موجب شده است تا طول عمر بسیار بالایی پیدا کنند و سال‌های زیادی از اسناد شما مراقبت کنند. از دیگر مزایای مهم استفاده از زونکن می‌توان به داشتن حلقه انگشتی برای برداشتن ساده‌تر، محلی برای برچسب‌گذاری، سایزها و اندازه‌های گوناگون و … اشاره کرد.
- گیره‌ها
یکدیگر از لوازم موردنیاز بایگانی، گیره‌ها هستند. درصورتی‌که می‌خواهید اسناد خودتان را درون پوشه‌ها یا به‌صورت جداگانه بایگانی کنید، گیره‌ها جز مهم‌ترین تجهیزاتی هستند که به شما کمک خواهند کرد. برای استفاده از گیره‌ها، باید در ابتدا قسمتی از برگه‌ها، معمولاً بالا یا سمت راست را پانچ کرده و سپس به کمک گیره‌ها آن‌ها را به یکدیگر متصل کنید. ازاین‌رو گیره‌ها به دسته‌بندی پوشه‌ها در بایگانی نیز کمک شایانی خواهند کرد.
به کمک کاورها، از اسناد خود نگهداری کنید
- کاورها
اگر می‌خواهید اسناد و مدارک مهم شما در زمان بایگانی آسیب نبیند و مدت‌زمان زیادی نگهداری شوند، بهتر است از کاورها کمک بگیرد. کاورها در مدل‌های مختلفی مانند مات و شفاف موجود هستند و امروزه جز رایج ترین وسایل بایگانی شناخته می‌شوند. کاغذها به‌مرورزمان ممکن است آسیب ببینند یا در زمان بایگانی، پاره شوند. کاورها به‌عنوان نوعی محافظ یا پوشش بر روی انواع اسناد کاغذی، می‌توانند از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری کنند.
- کلاسورها
از دیگر وسایل و تجهیزاتی که به دسته‌بندی و نگهداری اسناد و مدارک کمک می‌کنند، می‌توان به کلاسورها اشاره کرد. این تجهیزات در دو طرف خود دارای اهرم‌هایی هستند که بعد از اعمال فشار بر روی آن‌ها، می‌توانید آن‌ها را بازکرده و مدارک خود را درون آن قرار دهید. البته اسنادی که قرار است درون کلاسورها جایگذاری شوند، نیاز به پانچ شدن دارند؛ اما اگر نمی‌توانید این اسناد را پانچ کنید، می‌توانید ابتدا آن‌ها را درون کاور قرار داده و سپس به کلاسور منتقل کنید.
کاورها در گوشه‌های خود دارای قسمت‌های پانچ شده‌ای هستند که می‌توانند درون کلاسورها جایگذاری شوند. از دیگر مزایای که باعث شده است کلاسورها به رایج ترین وسایل بایگانی بدل شوند، می‌توان به ظرفیت نگهداری بالا، مقاومت در برابر آسیب یا رطوبت و امکان دسترسی سریع به اسناد اشاره کرد.
امکان نگهداری و دسته‌بندی اسناد به کمک جعبه‌های بایگانی
- جعبه‌های بایگانی
زمانی که تمامی اسناد و مدارک خود را به‌خوبی دسته‌بندی کردید، اکنون به تجهیزاتی نیاز دارید تا وسایل خود را برای بایگانی کردن درون آن‌ها قرار دهید. اینجاست که اهمیت جعبه‌های بایگانی را به‌خوبی درک خواهید کرد. این جعبه‌ها علاوه بر نگهداری و دسته‌بندی هرچه بهتر مدارک، می‌توانند باعث سادگی در حمل و جابه‌جایی آن‌ها نیز بشوند. امروزه جعبه‌های مخصوص بایگانی را در سایزها و اندازه‌های مختلفی تولید می‌کنند و شما می‌توانید بسته به نیاز خود، یکی از این جعبه‌ها را خریداری کنید.
سایر تجهیزات موردنیاز برای بایگانی
در قسمت قبل به رایج ترین وسایل بایگانی اشاره کردیم؛ اما باید بدانید که تجهیزات و لوازم بسیار زیادی هستند که می‌توانند به امر بایگانی کردن کمک کنند. از دیگر این لوازم موردنیاز بایگانی همچنین می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- کیف‌های نگه‌دارنده اسناد
- پاکت‌ها
- تلق و شیرازه
- پانچ
- منگنه
- انواع چسب‌های نواری
- برچسب‌ها
- انواع مهر
- لاک‌های غلط‌گیر
- و …
نتیجه‌گیری
اگر قصد داشته باشید تا مدارک و اسناد ارزشمند خودتان را بایگانی کنید، بدون شک به تجهیزات و لوازم زیادی نیاز پیدا خواهید کرد. این لوازم می‌توانند به نگهداری، محافظت و دسترسی هرچه بهتر اسناد کمک کنند و مزایای زیادی را با خود به همراه داشته باشند. درصورتی‌که شما هم می‌خواهید قسمتی را به بایگانی کردن وسایل خود اختصاص دهید، باید با رایج ترین وسایل بایگانی آشنا شوید.
رسالت اصلی یک سایت لوازم تحریر در اختیار گذاشتن نوشت‌افزار و لوازم‌تحریر برای خریداران اینترنتی در تنوع و کیفیت بالاست؛ بنابراین این سایت‌های باید یک سری ویژگی‌های بارز را داشته باشند تا اطمینان خریداران و بازدیدکنندگان را جلب کنند.
تنوع مناسب محصولات و دسته‌بندی‌های مناسب از مهم‌ترین این ویژگی‌هاست. برای خرید لوازم‌تحریر لازم است که توضیحات مناسبی از محصول در سایت قرار بگیرد تا خریدار از خرید خود مطمئن شود. سایت پینسیل سایت بسیار مناسب و عالی جهت خرید لوازم‌تحریر است که تمامی ویژگی‌های فوق را داراست و پیشنهاد مناسبی برای خرید آنلاین نوشت‌افزار به شمار می‌رود.
” مجموعه ای از لوازم تحریر دخترانه و پسرانه ،لوازم تحریر لاکچری، و اداری با قیمت عالی. خرید آنلاین انواع لوازم تحریر ارزان ایرانی و خارجی از سایت پینسیل با ارسال به کل ایران “